Aplikasi Kasir Agen Gas LPG & Galon Gratis: Tabung Isi, Kosong & Jaminan

Aplikasi kasir agen gas dan galon harus menangani satu hal yang tidak ada di toko biasa: stok bergerak dua arah dalam satu transaksi. Setiap tabung isi yang keluar mengembalikan satu tabung kosong, dan tabung kosong itu adalah modal Anda untuk menukar isi lagi di agen. Karena itu tabung isi dan tabung kosong wajib dicatat sebagai dua stok terpisah, ditambah pencatatan uang jaminan untuk tabung yang dibawa pulang tanpa tukar.

Kelalaian di sini mahal. Satu tabung LPG 12 kg kosong bernilai ratusan ribu rupiah, dan agen kecil dengan 60 tabung beredar bisa kehilangan lima sampai sepuluh tabung setahun tanpa pernah tahu ke mana perginya, karena yang dihitung selalu hanya tabung isi dan uang di laci.

Kenapa tabung isi dan tabung kosong harus dicatat terpisah?

Karena setiap jenis transaksi menggerakkan keduanya secara berbeda. Tabel berikut memetakan lima transaksi paling umum dan efeknya:

Perhatikan baris kedua: menjual tabung perdana tidak menambah tabung kosong Anda. Itu artinya total tabung yang Anda miliki berkurang satu, dan sebagai gantinya Anda memegang uang jaminan. Kalau transaksi ini dicatat sama seperti isi ulang biasa, stok kosong Anda di sistem akan selalu lebih besar dari kenyataan.

Bagaimana mencatat uang jaminan tabung dan galon?

Uang jaminan bukan pendapatan. Ia uang pelanggan yang Anda pegang sementara, dan bisa diminta kembali kapan saja. Mencatatnya sebagai penjualan membuat omzet dan laba Anda terlihat lebih besar dari kenyataan, lalu terasa "rugi" saat pelanggan menarik jaminannya.

1. Buat produk terpisah bernama "Jaminan Tabung 12 kg" atau "Jaminan Galon", dengan HPP nol, agar tidak tercampur dengan margin gas.
2. Tetapkan nominalnya mendekati harga tabung kosong di pasaran, supaya tabung yang tidak kembali tidak merugikan Anda.
3. Catat nama dan kontak pelanggan pada transaksi perdana. Ini daftar siapa saja yang sedang memegang tabung Anda.
4. Saat tabung kembali, catat pengeluaran kas sebesar jaminan dan tambahkan stok kosong satu.

Cara berpikir yang sama, memisahkan uang yang benar-benar milik usaha dari uang yang hanya lewat, dibahas di artikel memisahkan uang pribadi dan uang toko.

Berapa margin per tabung dan per galon?

Angka berikut ilustrasi untuk menunjukkan strukturnya; harga beli dan jual bervariasi per daerah, dan LPG 3 kg bersubsidi mengikuti harga eceran tertinggi yang ditetapkan pemerintah daerah setempat.

Polanya jelas: gas bermargin tipis dalam persen tapi besar dalam rupiah, galon sebaliknya, dan ongkos antar hampir seluruhnya margin. Tanpa memisahkan ketiganya, Anda tidak tahu bahwa satu galon isi ulang menghasilkan margin persen lima kali lipat gas, atau bahwa jasa antar bisa menyumbang porsi laba yang lebih besar daripada yang terlihat.

Mengendalikan piutang langganan antar

Agen gas hampir selalu punya pelanggan tetap yang dibayar belakangan: warung makan yang menukar dua tabung sehari dan membayar mingguan, atau tetangga yang minta diantar dan bayar saat gajian. Nilainya cepat menumpuk karena satu tabung 12 kg saja sudah dua ratus ribu rupiah.

• Tetapkan plafon per pelanggan, misalnya maksimal tiga tabung belum lunas, dan hentikan pengantaran bila terlampaui.
• Catat piutang saat barang diantar, bukan saat pelanggan membayar. Kalau tidak, stok isi berkurang tanpa ada transaksi yang menjelaskannya.
• Tagih di hari yang tetap, misalnya setiap Sabtu, agar penagihan jadi rutinitas dan bukan negosiasi.

Teknik menagih yang menjaga hubungan baik ada di panduan mengelola piutang pelanggan.

Rekonsiliasi tabung: satu rumus yang harus cocok tiap minggu

Ini pemeriksaan paling penting di usaha gas dan galon, dan cukup dilakukan lima menit setiap minggu:

Tabung isi di gudang + tabung kosong di gudang + tabung yang sedang dipegang pelanggan (dari daftar jaminan) = total tabung milik Anda.

Kalau hasilnya kurang, ada tabung yang hilang: tertinggal di pelanggan tanpa jaminan, tertukar dengan milik agen lain saat setor, atau terbawa pengantar. Semakin cepat selisihnya ketahuan, semakin mudah ditelusuri. Prinsip pencocokan fisik dengan catatan ini sama dengan stok opname di toko ritel, dan tabung sebagai modal berbentuk barang dibahas di artikel catatan modal awal usaha.

Aturan distribusi LPG bersubsidi, termasuk status pangkalan dan pengecer, dapat berubah dari waktu ke waktu. Artikel ini membahas sisi pencatatan usaha, bukan pemenuhan ketentuan distribusi; pastikan status usaha Anda sesuai aturan yang berlaku di wilayah Anda.

FreeKasir untuk agen gas dan galon Anda

FreeKasir adalah aplikasi kasir gratis tanpa iklan yang berjalan offline-first: transaksi disimpan di perangkat lebih dulu, lalu tersinkron ke FreeKasir Cloud secara berkala saat online. Anda bisa mendaftarkan tabung isi dan tabung kosong sebagai dua produk stok terpisah, membuat produk jaminan dan ongkos antar dengan HPP nol, mencatat pengantaran yang dibayar belakangan sebagai piutang bernama, dan melakukan penyesuaian stok saat tabung rusak atau tidak kembali. Semua tanpa biaya bulanan, dan tetap berjalan saat pengantar mencatat transaksi di lapangan tanpa sinyal.