Cara Mencatat Barang Titip Jual (Konsinyasi) di Warung agar Tidak Rugi

Konsinyasi atau titip jual adalah skema di mana pemasok menaruh barangnya di toko Anda, dan Anda hanya membayar yang terjual. Aturan pencatatannya satu: barang titipan harus dicatat terpisah dari stok milik sendiri, karena secara hukum barang itu belum menjadi milik Anda sampai laku. Begitu tercampur, dua masalah muncul sekaligus: nilai stok toko terlihat lebih besar dari kenyataan, dan Anda kehilangan dasar untuk menghitung setoran ke pemasok dengan tepat.

Di warung, skema ini sangat umum untuk roti, kue basah, kerupuk, dan keripik dari produsen rumahan. Justru karena terasa sepele dan nilainya kecil per item, pencatatannya sering diabaikan, dan kebocorannya baru terasa saat setoran ke tiga pemasok sekaligus tidak cocok dengan uang di laci.

Apa beda beli putus dan konsinyasi dalam pencatatan?

Baris terakhir yang paling sering keliru. Kalau 40 roti titipan senilai Rp160.000 ikut dihitung sebagai modal barang, laporan Anda akan menyatakan toko punya aset yang sebenarnya milik orang lain.

Bagaimana mencatatnya langkah demi langkah?

1. Buat penanda pemasok pada produk. Masukkan nama pemasok ke nama atau kategori produk, misalnya "Roti Sobek (Titip Bu Ani)", agar seluruh barang titipan bisa difilter dalam satu tarikan.
2. Isi HPP dengan harga setor. Bukan nol, bukan harga jual. Dengan begitu margin Anda per unit terhitung otomatis saat terjual.
3. Catat barang masuk saat pemasok menaruhnya. Tulis tanggal dan jumlahnya. Ini titik awal yang akan dicocokkan saat setoran.
4. Biarkan sistem memotong stok saat terjual, sama seperti barang biasa.
5. Catat retur saat pemasok mengambil sisa. Barang yang kembali harus dikeluarkan dari stok, kalau tidak sistem akan menganggapnya masih ada di rak.
6. Hitung setoran dari selisihnya. Masuk dikurangi retur sama dengan terjual, lalu dikali harga setor.

Contoh perhitungan satu siklus setoran

Seorang pemasok menitipkan 20 roti dengan harga setor Rp4.000 dan harga jual Rp5.000. Tiga hari kemudian ia datang mengambil sisa.

Tanpa catatan retur, sistem Anda akan menyatakan 20 roti masih di rak, dan Anda berisiko menyetor Rp80.000 untuk barang yang 5 di antaranya sudah dibawa pulang pemasok. Prinsip pencatatan retur secara umum ada di panduan mengelola retur barang.

Tiga kesepakatan yang wajib tertulis

• Harga setor dan harga jual. Sebagian pemasok mematok harga jual agar seragam antar-warung; pastikan margin Anda tetap layak.
• Jadwal setoran dan pengambilan sisa. Mingguan untuk kerupuk, harian atau dua hari sekali untuk kue basah yang cepat basi.
• Siapa menanggung barang rusak. Kedaluwarsa umumnya tanggung jawab pemasok karena dikembalikan; rusak karena kelalaian toko atau hilang, tanggung jawab toko.

Kesepakatan ini bagian dari hubungan jangka panjang dengan pemasok, yang kami bahas di artikel mengelola hubungan dengan supplier. Untuk barang titipan yang mendekati kedaluwarsa sebelum jadwal pengambilan, strateginya ada di artikel stok hampir kedaluwarsa.

Kenapa setoran konsinyasi sering tidak cocok?

Hampir selalu karena salah satu dari tiga hal: retur tidak dicatat sehingga barang yang sudah kembali masih dianggap terjual, barang titipan dipakai sendiri tanpa dicatat, atau dua pemasok menitipkan produk serupa dan penjualannya tertukar. Penanda nama pemasok pada produk menutup penyebab ketiga, dan disiplin mencatat retur menutup yang pertama.

Kelola barang titipan dengan FreeKasir

FreeKasir adalah aplikasi kasir gratis tanpa iklan yang berjalan offline-first: transaksi disimpan di perangkat lebih dulu, lalu tersinkron ke FreeKasir Cloud secara berkala saat online. Anda bisa memberi penanda pemasok pada tiap produk titipan, mengisi HPP dengan harga setor agar margin terhitung otomatis, mencatat barang masuk dan retur, lalu menarik laporan penjualan per produk saat pemasok datang menagih. Setoran dihitung dari data, bukan dari ingatan.