Cara Mencatat Penjualan Online (WhatsApp & Shopee) di Aplikasi Kasir
Prinsip utamanya satu: tetapkan satu sistem sebagai sumber kebenaran stok, lalu alirkan semua penjualan dari kanal mana pun ke sana. Selama stok toko dan stok online dicatat terpisah, bentrok hanya soal waktu, karena keduanya sebenarnya mengambil dari rak fisik yang sama.
Banyak pemilik toko menjalankan tiga catatan sekaligus: aplikasi kasir untuk pembeli di tempat, catatan di HP untuk pesanan WhatsApp, dan dasbor marketplace untuk Shopee atau TikTok Shop. Ketiganya benar sendiri-sendiri, tapi tidak ada satu pun yang tahu sisa stok sesungguhnya.
Bagaimana alur pencatatan yang tidak bentrok?
- Jadikan aplikasi kasir sebagai induk stok. Seluruh barang masuk dari supplier dicatat di sini, tanpa kecuali.
- Catat pesanan WhatsApp sebagai transaksi biasa saat barang dikemas, bukan saat pesanan masuk. Pesanan yang belum dibayar dan belum dikemas belum boleh memotong stok.
- Rekap penjualan marketplace setiap tutup toko. Buka dasbor, catat produk yang terjual hari itu ke aplikasi kasir dengan penanda kanal.
- Sisihkan stok penyangga. Sisakan 2 sampai 3 unit untuk produk cepat laku sebagai penyangga selisih waktu antar-kanal.
Kenapa laba online terlihat besar padahal tipis?
Karena potongannya tidak terlihat di harga jual. Perhatikan simulasi berikut untuk produk dengan harga jual Rp50.000 dan HPP Rp35.000:
| Komponen | Penjualan Toko | Penjualan Marketplace |
|---|---|---|
| Harga jual | Rp50.000 | Rp50.000 |
| HPP | Rp35.000 | Rp35.000 |
| Komisi & biaya layanan | Rp0 | Rp4.000 |
| Subsidi ongkir ditanggung | Rp0 | Rp2.500 |
| Kemasan | Rp0 | Rp1.500 |
| Laba bersih | Rp15.000 | Rp7.000 |
Produk yang sama menghasilkan laba kurang dari separuhnya saat dijual online. Ini bukan alasan untuk berhenti jualan online, tapi alasan kuat untuk mencatat kanalnya secara terpisah. Tanpa pemisahan itu, Anda bisa saja mendorong promosi ke kanal yang justru paling sedikit menghasilkan.
Empat kebiasaan yang menjaga data tetap rapi
- Rekap harian, bukan mingguan. Menunda tujuh hari berarti tujuh hari data stok yang tidak bisa dipercaya.
- Samakan nama produk di semua kanal. Nama yang berbeda antara etalase dan marketplace membuat rekap jadi pekerjaan menebak.
- Catat retur online segera. Barang kembali harus menambah stok lagi, seperti dijelaskan di panduan mengelola retur barang.
- Lakukan stok opname berkala. Ini satu-satunya cara memastikan angka digital masih cocok dengan rak. Caranya ada di artikel stok opname tanpa menutup toko.
Satukan semua kanal di FreeKasir
FreeKasir adalah aplikasi kasir gratis tanpa iklan yang berjalan offline-first: transaksi disimpan di perangkat lebih dulu, lalu tersinkron ke FreeKasir Cloud secara berkala saat online. Anda dapat mencatat penjualan dari etalase, WhatsApp, maupun marketplace dalam satu tempat, sehingga stok terpotong dari sumber yang sama dan laporan laba menampilkan gambaran utuh. Karena berjalan offline, pencatatan tetap bisa dilakukan meski koneksi sedang tidak stabil.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Kenapa stok sering bentrok antara toko fisik dan jualan online?
Karena keduanya memakai stok fisik yang sama tapi dicatat di dua tempat berbeda. Barang terakhir bisa terjual di etalase dan dipesan lewat WhatsApp pada menit yang sama. Solusinya adalah menjadikan satu sistem sebagai sumber kebenaran stok, lalu mencatat semua penjualan ke sana.
Apakah penjualan marketplace perlu dicatat satu per satu?
Untuk volume kecil sampai menengah, ya, agar stok terpotong akurat. Untuk volume besar, mencatat rekapitulasi harian per produk sudah memadai, asalkan dilakukan konsisten setiap hari dan bukan mingguan.
Bagaimana cara memisahkan laba penjualan online dan offline?
Gunakan penanda kanal pada setiap transaksi, misalnya lewat metode pembayaran atau kategori pelanggan yang berbeda. Dengan begitu laporan dapat difilter per kanal, dan Anda bisa melihat bahwa margin online sering lebih tipis setelah dipotong komisi dan ongkos kirim.
Biaya apa saja yang harus diperhitungkan dari penjualan marketplace?
Minimal empat: komisi platform, biaya layanan, subsidi ongkos kirim yang Anda tanggung, dan biaya kemasan. Total potongan ini bisa mencapai 8 sampai 15% dari harga jual, cukup besar untuk mengubah produk yang terlihat untung menjadi rugi.
Ingin Mengelola Toko Lebih Mudah?
Gunakan FreeKasir untuk mencatat penjualan, menghitung HPP, dan memantau stok otomatis secara real-time. 100% gratis, offline-first, dan data tersinkron aman ke cloud!
Mulai Gunakan FreeKasir