Beli per Dus, Jual per Pcs: Cara Mencatat Konversi Satuan agar Stok Tidak Kacau

Aturan dasarnya satu kalimat: catat stok dalam satuan terkecil yang pernah Anda jual, dan konversikan kemasan besar menjadi satuan itu pada saat barang masuk. Dus mi instan isi 40 dicatat sebagai 40 bungkus dengan HPP per bungkus sebesar harga dus dibagi 40. Kalau Anda juga menjual per dus dengan harga lebih murah, itu urusan harga bertingkat, bukan urusan satuan stok.

Warung hampir selalu membeli dalam kemasan besar dan menjual dalam kemasan kecil. Selama konversinya dilakukan di kepala, stok sistem dan stok rak berjalan sendiri-sendiri, dan yang muncul adalah gejala klasik: stok minus, HPP yang membuat margin terlihat negatif, dan opname yang selisihnya tidak bisa dijelaskan.

Bagaimana bentuk konversi yang benar?

Perhatikan baris sabun: tiga tingkat kemasan (dus, pack, pcs) tetap dicatat dalam satu satuan stok, yaitu pcs. Harga per pack cukup menjadi harga bertingkat untuk 12 pcs. Hanya baris rokok yang memakai dua produk, karena bungkus utuh dan batang ketengan adalah dua barang yang dijual berbeda dan Anda tidak ingin semua bungkus "dianggap" sudah dipecah.

Satu produk dengan harga bertingkat, atau dua produk?

Pilih Pola A kecuali ada alasan kuat. Pola B memberi kendali lebih tapi menuntut disiplin setiap kali kemasan dibuka, dan di warung yang ramai, langkah itu yang pertama dilupakan. Cara menetapkan tingkatan harganya ada di artikel strategi pricing grosir vs eceran.

Bagaimana HPP per pcs terbentuk dan kenapa pembulatan tidak masalah?

1. Catat pembelian dalam satuan stok: 40 bungkus dengan total Rp112.000, bukan "1 dus Rp112.000". Sistem menghitung Rp2.800 per bungkus.
2. Kalau tidak bulat, seperti Rp60.000 dibagi 24 sama dengan Rp2.500 (bulat) atau Rp100.000 dibagi 24 sama dengan Rp4.166,67, pakai dua desimal atau bulatkan. Selisih beberapa rupiah per pcs dikoreksi sendiri oleh HPP rata-rata pada pembelian berikutnya.
3. Bonus dus dari supplier ("beli 10 dus gratis 1") dikonversi juga: 11 dus dicatat sebagai 440 bungkus dengan total pembelian sebesar harga 10 dus. Penjelasannya di artikel mencatat barang bonus supplier.

Dasar perhitungan HPP dan kenapa metode rata-rata cocok untuk warung dibahas di panduan HPP.

Kesalahan yang paling sering terjadi

• Stok dicatat per dus, dijual per pcs. Menjual satu bungkus mengurangi stok satu dus; setelah 40 penjualan, stok minus 39 dus.
• HPP dus dipakai untuk pcs. Bungkus Rp3.500 dengan HPP Rp112.000 membuat laporan menampilkan rugi Rp108.500 per bungkus, dan pemilik berhenti memercayai laporannya.
• Dua produk tanpa pemindahan stok. Produk pcs terus minus sementara produk dus tidak pernah berkurang.
• Satuan tidak konsisten antar kasir. Satu kasir mencatat "lusin", yang lain "12 pcs". Tetapkan satu satuan per produk dan tulis di nama produk kalau perlu, mengikuti pola penamaan di artikel input ratusan produk.
• Isi dus berubah tanpa disadari. Pabrikan mengubah isi dari 40 menjadi 36; konversi lama membuat stok lebih besar dari kenyataan. Cek isi di kardus setiap kali datang.

Bagaimana memastikan konversinya benar?

Stok opname adalah ujian akhirnya. Hitung fisik dalam satuan stok: 2 dus utuh ditambah 15 bungkus terbuka sama dengan 95 bungkus, lalu bandingkan dengan angka sistem. Selisih yang selalu kelipatan isi dus, misalnya selalu kurang 40 atau 80, hampir pasti berasal dari pembelian yang dicatat dalam dus tanpa dikonversi. Prosedurnya ada di artikel stok opname tanpa menutup toko.

Satuan bebas dan harga bertingkat di FreeKasir

FreeKasir adalah aplikasi kasir gratis tanpa iklan yang berjalan offline-first: transaksi disimpan di perangkat lebih dulu, lalu tersinkron ke FreeKasir Cloud secara berkala saat online. Anda bisa menetapkan satuan stok apa pun per produk, mencatat pembelian dalam satuan itu agar HPP rata-rata terhitung per pcs, memasang harga eceran dan grosir pada produk yang sama, dan melakukan penyesuaian stok saat kemasan dibuka bila memakai dua produk. Stok di sistem dan stok di rak akhirnya berbicara dalam satuan yang sama.