Aplikasi Kasir Depot Air Isi Ulang Gratis: Biaya per Galon, Filter & Langganan Antar
Depot air isi ulang menjual jasa pengisian, bukan galon, dan itu mengubah cara mencatatnya: HPP per galon harus memuat alokasi biaya filter dan membran, bukan hanya air dan tutup; galon milik depot yang dipinjamkan ke pelanggan adalah aset yang harus dihitung; dan sebagian besar omzet datang dari langganan antar yang dibayar mingguan. Tanpa ketiganya, harga Rp6.000 per galon terlihat hampir seluruhnya laba, sampai tagihan membran RO datang.
Depot adalah usaha volume: margin persen tinggi, rupiah per unit kecil. Kesalahan Rp300 per galon tidak terasa di satu transaksi, tapi pada 80 galon sehari itu Rp720.000 sebulan yang salah hitung.
Berapa biaya satu galon yang sebenarnya?
Ilustrasi untuk depot kecil dengan sistem RO dan UV; sesuaikan dengan sumber air dan tarif di daerah Anda.
| Komponen per Galon | Biaya | Catatan |
|---|---|---|
| Air baku | Rp400 | PDAM atau air pegunungan per tangki |
| Listrik pompa, RO, UV | Rp200 | Mesin menyala hampir sepanjang jam buka |
| Tutup galon | Rp200 | Sekali pakai |
| Tisu dan segel | Rp100 | Sekali pakai |
| Alokasi filter dan membran | Rp170 | Lihat perhitungan di bawah |
| HPP tanpa antar | Rp1.070 | Harga jual Rp6.000, margin ~82% |
| Komisi pengantar | Rp1.000 | Per galon yang diantar |
| HPP dengan antar | Rp2.070 | Harga jual Rp7.000, margin ~70% |
Perhatikan bahwa pengantaran adalah komponen biaya terbesar, hampir sama dengan seluruh biaya produksi. Depot yang menjual harga sama untuk ambil sendiri dan antar sedang mensubsidi pelanggan antar dari margin pelanggan yang datang.
Bagaimana mengalokasikan biaya filter dan membran per galon?
Ini biaya yang paling sering luput karena datangnya sekaligus dan jarang. Cara menghitungnya: jumlahkan seluruh biaya perawatan setahun, bagi dengan jumlah galon setahun.
| Komponen Perawatan | Siklus Ganti | Biaya Setahun |
|---|---|---|
| Filter sedimen dan karbon | Tiap 2–3 bulan | Rp1.200.000 |
| Membran RO | Tiap 1–2 tahun | Rp2.400.000 (dirata-ratakan) |
| Lampu UV | Tiap tahun | Rp600.000 |
| Servis pompa dan seal | Sesuai kebutuhan | Rp600.000 |
| Total perawatan setahun | Rp4.800.000 | |
| Dibagi 80 galon × 360 hari | 28.800 galon | ~Rp170 per galon |
Angka Rp170 itulah yang dimasukkan ke HPP jasa isi ulang. Kecil per galon, tapi tanpa alokasi ini laporan Anda akan menampilkan bulan-bulan bermargin tinggi diselingi satu bulan "rugi" saat membran diganti, padahal biayanya sebenarnya merata. Simpan filter cadangan sebagai stok dengan batas minimum, seperti dijelaskan di artikel stok pengingat minimum, agar jadwal ganti tidak tertunda karena barangnya belum dibeli. Pola berpikir yang sama untuk biaya tetap lain ada di artikel biaya operasional.
Galon siapa yang sedang diisi?
Ada tiga situasi, dan pencatatannya berbeda:
- Pelanggan membawa galon sendiri. Cukup catat jasa isi ulang. Tidak ada stok galon yang bergerak.
- Pelanggan memakai galon depot dengan jaminan. Catat jasa isi ulang plus produk "Jaminan Galon" sebagai uang titipan, bukan penjualan; kembalikan saat galon dikembalikan.
- Langganan antar dengan galon depot bergilir. Tiap pelanggan memegang satu atau dua galon depot; catat jumlahnya per nama pelanggan, dan cocokkan mingguan: galon di depot + galon di perjalanan + galon di pelanggan = total galon milik depot.
Mekanisme jaminan dan rekonsiliasi wadah beredar ini sama persis dengan tabung gas, dan diuraikan lengkap di artikel aplikasi kasir agen gas LPG dan galon.
Bagaimana mengelola langganan antar dan piutangnya?
Langganan antar adalah tulang punggung depot: rumah tangga 2 galon seminggu, warung makan 2 galon sehari. Nilainya kecil per pengantaran, tapi dibayar belakangan dan menumpuk diam-diam.
| Pelanggan | Jadwal | Galon per Minggu | Tagihan Mingguan | Galon Depot Dipegang |
|---|---|---|---|---|
| Bu Rina (rumah) | Senin, Kamis | 2 | Rp14.000 | 2 |
| Warung Pak Dedi | Setiap hari | 14 | Rp98.000 | 3 |
| Kantor CV Maju | Selasa, Jumat | 6 | Rp42.000 | 4 |
- Catat saat galon diantar sebagai transaksi belum lunas atas nama pelanggan, bukan saat dibayar. Kalau tidak, stok tutup dan segel berkurang tanpa transaksi.
- Tagih di hari tetap, misalnya setiap Sabtu, supaya penagihan jadi rutinitas.
- Tetapkan plafon, misalnya dua minggu tagihan; lewat itu, pengantaran berhenti sampai lunas.
- Beri pengantar akun sendiri agar jumlah galon yang ia antar tercatat sebagai dasar komisi.
Teknik menagih yang menjaga hubungan baik ada di artikel mengelola piutang pelanggan.
Kesalahan yang paling sering terjadi
- Menganggap margin 80% sebagai laba. Setelah sewa, cicilan mesin, dan perawatan, depot 80 galon per hari bisa menyisakan laba bersih yang jauh lebih tipis dari kesan harganya.
- Galon depot hilang tanpa jaminan. Satu galon kosong bernilai puluhan ribu rupiah; sepuluh galon yang "tertinggal di pelanggan" setahun adalah kerugian nyata.
- Harga tidak disesuaikan saat tarif listrik atau air naik, padahal keduanya komponen biaya terbesar setelah antar.
- Jadwal ganti filter dilewati untuk menghemat, yang menukar biaya kecil dengan risiko kualitas air. Depot wajib memenuhi ketentuan higiene sanitasi yang berlaku; catat tanggal setiap penggantian dan pengujian sebagai bukti.
FreeKasir untuk depot air Anda
FreeKasir adalah aplikasi kasir gratis tanpa iklan yang berjalan offline-first: transaksi disimpan di perangkat lebih dulu, lalu tersinkron ke FreeKasir Cloud secara berkala saat online. Anda bisa mendaftarkan jasa isi ulang dengan HPP per galon yang sudah memuat alokasi filter, membuat produk jaminan galon dengan HPP nol, mencatat pengantaran sebagai transaksi belum lunas per pelanggan, memberi akun terpisah untuk pengantar, dan menyimpan filter cadangan sebagai stok berbatas minimum. Semua tanpa biaya berlangganan, dan tetap berjalan saat pengantar mencatat di lapangan tanpa sinyal.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berapa biaya produksi satu galon air isi ulang?
Untuk depot kecil, umumnya Rp1.100 sampai Rp1.500 per galon tanpa antar, terdiri dari air baku, listrik mesin, tutup, tisu segel, dan alokasi penggantian filter dan membran. Dengan pengantaran, tambahkan komisi pengantar sekitar Rp1.000 per galon. Angka ini ilustrasi dan bervariasi menurut sumber air baku dan tarif listrik daerah Anda.
Bagaimana mencatat biaya ganti filter dan membran RO?
Catat pembeliannya sebagai biaya operasional saat terjadi, tapi masukkan alokasinya ke HPP per galon supaya margin harian tidak menipu. Caranya: jumlahkan seluruh biaya perawatan setahun, bagi dengan perkiraan jumlah galon setahun, lalu tambahkan hasilnya ke HPP jasa isi ulang. Simpan filter cadangan sebagai stok dengan batas minimum agar penggantian tidak tertunda karena barangnya belum dibeli.
Bagaimana mencatat galon milik depot yang dipinjamkan ke pelanggan?
Catat sebagai produk stok terpisah dari jasa isi ulang, dan minta uang jaminan yang dicatat sebagai titipan, bukan penjualan. Untuk langganan antar, setiap pelanggan biasanya memegang satu atau dua galon depot secara bergilir; catat jumlahnya per nama pelanggan dan cocokkan setiap minggu dengan galon yang ada di depot dan yang sedang di perjalanan.
Berapa margin yang wajar untuk depot air isi ulang?
Margin per galon memang tinggi, sekitar 70 sampai 80% sebelum biaya tetap, tapi nilai rupiahnya kecil, sehingga depot hidup dari volume. Depot dengan 80 galon per hari pada harga Rp6.000 menghasilkan omzet sekitar Rp14 juta sebulan; setelah biaya per galon, sewa, dan cicilan mesin, laba bersihnya bisa jauh lebih tipis daripada yang tampak dari harga jualnya.
Ingin Mengelola Toko Lebih Mudah?
Gunakan FreeKasir untuk mencatat penjualan, menghitung HPP, dan memantau stok otomatis secara real-time. 100% gratis, offline-first, dan data tersinkron aman ke cloud!
Mulai Gunakan FreeKasir