Berapa Banyak Harus Kulakan? Cara Menghitung Jumlah Order per Barang agar Tidak Kehabisan dan Tidak Menumpuk

Jumlah order per barang dihitung dari rumus: (rata-rata jual harian × hari yang harus ditutup) + stok pengaman − sisa stok, lalu dibulatkan ke satuan dus. "Hari yang harus ditutup" adalah jarak antar-belanja ditambah jeda kirim supplier. Bagian jeda kirim inilah yang paling sering terlupa, dan itulah sebabnya barang laris tetap kosong walau sudah diorder setiap minggu.

Di banyak warung, jumlah order ditentukan oleh kebiasaan: "air mineral 5 dus, mi 2 dus, minyak 1 dus" setiap kali sales datang atau setiap kali belanja ke grosir. Kebiasaan itu terbentuk saat toko masih kecil dan jarang diperbarui. Akibatnya, barang yang penjualannya naik jadi sering kosong, sementara barang yang penjualannya turun terus diorder dengan jumlah lama dan menumpuk di gudang.

Bagaimana rumus jumlah order bekerja?

Rumusnya terdiri dari lima bagian. Masing-masing bisa diisi dari catatan toko sendiri.

1. Rata-rata jual harian: total terjual dalam 30 hari terakhir dibagi jumlah hari barang itu tersedia.
2. Hari yang harus ditutup: jarak antar-belanja ditambah jeda kirim. Order tiap 7 hari dengan barang datang 2 hari kemudian berarti 9 hari.
3. Stok pengaman: cadangan untuk hari yang lebih ramai dari biasa atau kiriman yang telat, dinyatakan dalam hari penjualan.
4. Target stok: rata-rata harian × hari yang ditutup + stok pengaman.
5. Jumlah order: target stok − sisa stok saat ini, dibulatkan ke satuan beli.

Contoh di bawah memakai warung yang order ke grosir setiap 7 hari dan barangnya datang 2 hari kemudian, dengan stok pengaman 1 hari penjualan. Semua angka adalah ilustrasi.

Perhatikan baris gula pasir. Dengan kebiasaan "selalu order 1 karung", gula akan terus bertambah walau sisanya sudah cukup untuk lebih dari seminggu. Rumus ini membuat keputusan tidak order sama sahnya dengan keputusan order.

Apa yang terjadi kalau jeda kirim tidak dihitung?

Misalkan pemilik warung mengorder air mineral cukup untuk 7 hari karena "belanjanya seminggu sekali". Masalahnya, barang baru datang 2 hari setelah order. Stok yang disiapkan untuk 7 hari habis pada hari ke-7 sejak order, sedangkan kiriman berikutnya baru tiba pada hari ke-9. Rak kosong 2 hari dari setiap siklus 7 hari, hampir 30% waktu.

Dengan penjualan 18 botol per hari, itu berarti sekitar 36 botol tidak terjual setiap minggu. Bila margin per botol Rp1.000 (ilustrasi), warung kehilangan sekitar Rp36.000 seminggu, atau kira-kira Rp150.000 sebulan, dari satu barang saja. Yang lebih mahal sering tidak tercatat: pembeli yang dua kali tidak mendapat air mineral mulai membeli semua kebutuhannya di toko sebelah.

Jeda kirim berbeda per sumber barang. Sales kanvas yang membawa barang saat datang punya jeda nol. Grosir yang mengirim lewat order WhatsApp bisa 1–3 hari. Barang yang dibeli sendiri ke pasar induk jedanya nol, tetapi jarak antar-belanjanya bergantung pada kapan Anda sempat pergi. Catat jeda masing-masing, jangan disamaratakan.

Berapa stok pengaman yang wajar?

Stok pengaman ada untuk dua hal: hari yang lebih ramai dari rata-rata, dan kiriman yang datang terlambat. Makin tidak bisa diandalkan pasokannya, makin besar cadangannya. Patokan berikut adalah titik awal, bukan aturan baku.

Cara menyetelnya: bila barang itu masih kosong lebih dari sekali sebulan, naikkan stok pengamannya setengah hari. Bila sisa stok saat kiriman datang selalu lebih dari 2 hari penjualan, turunkan. Angka stok pengaman ini juga bisa langsung dipakai sebagai batas peringatan stok menipis, seperti dibahas di panduan mengatur stok minimum.

Dari mana angka rata-rata jual harian diambil?

Ambil dari laporan penjualan 30 hari terakhir, bukan dari ingatan. Tiga puluh hari mencakup hari gajian, akhir pekan, dan hari sepi sekaligus, sehingga rata-ratanya lebih jujur daripada angka seminggu.

• Keluarkan hari ketika barang kosong. Bila air mineral terjual 390 botol dalam 30 hari tetapi kosong selama 4 hari, rata-ratanya 390 ÷ 26 = 15 botol, bukan 390 ÷ 30 = 13. Memakai angka 13 berarti terus mengorder terlalu sedikit dan mengulang kekosongan yang sama.
• Pastikan stok di aplikasi cocok dengan rak. Bila angka stoknya sering selisih, sisa stok di rumus ikut salah. Penyebab umumnya dibahas di artikel stok minus atau selisih.
• Hitung dalam satuan jual, lalu ubah ke satuan beli di akhir. Barang yang dibeli per dus tetapi dijual per pcs perlu konversi yang tercatat rapi; caranya ada di panduan konversi satuan dus ke pcs.
• Perbarui angkanya sebulan sekali, dan lebih sering menjelang Lebaran, tahun ajaran baru, atau musim hujan ketika pola belanja pembeli berubah.

Bagaimana membulatkan ke satuan dus?

Supplier jarang mau menjual setengah dus, jadi kebutuhan harus dibulatkan. Aturan sederhananya: bulatkan ke bawah hanya bila kekurangannya lebih kecil dari stok pengaman. Pada contoh mi instan, kebutuhan 85 dibulatkan ke 80 karena kurang 5 bungkus masih tertutup oleh stok pengaman 12. Pada air mineral, kebutuhan 140 dibulatkan ke 144 karena membulatkan ke 120 berarti kurang 20 botol, lebih besar dari stok pengaman 18.

Hati-hati dengan barang lambat laku dalam dus besar. Lada bubuk sachet yang laku 2 per hari dalam dus isi 60 sudah cukup untuk sebulan. Mengorder "sekalian 2 dus" berarti stok untuk 60 hari dan modal tertahan dua bulan. Untuk barang seperti ini, minta supplier menjual per renteng atau pak, atau beli bergantian dengan barang lain agar tidak semua barang lambat diorder pada minggu yang sama. Barang yang sudah terlanjur menumpuk bisa dicari dan dilepas dengan cara di artikel stok mati.

Kesalahan yang paling sering terjadi

• Mengorder jumlah tetap setiap kali tanpa melihat sisa stok, sehingga barang yang mulai sepi terus bertambah di gudang.
• Menghitung kebutuhan untuk 7 hari padahal barang datang 2 hari setelah order, sehingga rak kosong menjelang setiap kiriman.
• Memasukkan hari kosong ke dalam rata-rata, sehingga angka kebutuhan terlihat lebih kecil dan kekurangan berulang setiap bulan.
• Memberi stok pengaman besar untuk barang mudah rusak, sehingga roti dan telur lebih sering dibuang daripada habis terjual.
• Lupa menghitung barang yang sudah diorder tetapi belum datang, lalu mengorder lagi saat sales berikutnya mampir. Kurangi target stok dengan sisa stok dan barang yang masih dalam perjalanan.

Rumus jumlah order menjawab "berapa banyak". Untuk pertanyaan "seberapa sering", yaitu apakah lebih hemat belanja harian, mingguan, atau bulanan, lihat perbandingan pola belanja stok warung.

FreeKasir untuk menghitung order dari data sendiri

FreeKasir adalah aplikasi kasir gratis tanpa iklan yang berjalan offline-first: transaksi disimpan di perangkat lebih dulu, lalu tersinkron ke FreeKasir Cloud secara berkala saat online. Laporan penjualan 30 hari dan daftar produk terlaris memberi angka rata-rata jual harian tanpa perlu menghitung dari nota, dan laporannya bisa diekspor ke Excel untuk dihitung dengan rumus di atas. Peringatan stok menipis membantu Anda melihat barang yang sudah menyentuh batas stok pengaman sebelum sales atau jadwal belanja berikutnya datang.